紫金县民政局公文处理办法

为使公文处理工作规范化、制度化，提高办文质量和效率，根据国务院发布的《党政机关公文处理办法》和县委办公室、县府办公室有关规定，结合我局实际，修订本办法。

第一条  公文管理

（一）局办公室是局机关公文处理的管理机构，负责公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等，并指导下属各事业单位公文处理工作。

（二）凡需局受理的公文，统一由局办公室签收、登记、审核、拟办、督办。未经局办公室受理的公文，运转中如发生压误、漏办、丢失等情况，一律由送、接公文人员承担责任。

（三）局领导和局机关各股室收到或外出参加会议带回的需局受理的公文（包括领导讲话材料），应统一送局办公室处理。

（四）局机关工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文进行整理、登记、移交和清退。

（五）公文办理完毕后应及时存档。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局办公室负责人批准，可以销毁。

（六） 对应销毁的涉密文件资料应交县保密局统一销毁。

（七） 机要文件由局办公室负责管理，按有关规定执行。

第二条  文件形式、适用范围

（一）紫民〔公元年份〕×号。适用于：以局名义向上级机关请示、报告工作，对全局性重要工作作出决定、提出意见、进行安排，对下级重要请示事项的批复，转发或印发重要文件等。

（三）紫民函〔公元年份〕×号。适用于：回复上级机关交办事项的办理情况，向县人大常委会专门委员会报送议案办理意见，答复县人大代表建议和县政协委员提案；答复下级民政部门、局下属事业单位的请示事项，批复县民政局职能范围内的审批事项；以局名义与平行机关或不相隶属机关之间联系商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等；以县民政局名义向各镇社会事务办，局机关各股室、下属各事业单位部署工作等。

第三条  拟稿、审核和签发

（一）局机关行文，由各股室根据业务范围负责起草；涉及两个以上股室时，由一个主办股室牵头共同起草。

（二）公文起草稿应使用计算机打印。草拟公文要做到情况真实，重点突出，观点明确，结构严谨，条理清楚，文字精练，标点正确，篇幅力求简短；符合行文规则，正确使用文种。

（三）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（四）公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

公文中第一层标题后一般不加标点符号，第二层及以下层次要加标点符号，一般为句号。

（五）以局名义拟制公文要统一使用“紫金县民政局公文拟稿签发单”。

（六）公文送局领导签发前，先由局主办股室负责人对公文内容和文字表述进行初审，然后送局办公室对公文进行审核。未经局办公室审核、签字的公文，不得送局领导签发。

（七）公文正式印制前，必须由主办股室认真校对，确保无误后印发，校对者对文件校对质量负全责。无校对人签字，不得正式印制和用印。

（八）以局党组名义制发的文件，由局党组书记或局党组书记授权的党组成员签发。以局名义制发的文件，由局长或局长授权的副局长签发。

（九）领导签发公文，应表示同意、不同意或其它具体意见，圈阅视为同意。签发公文时，应使用碳素墨水笔或蓝黑墨水笔在“紫金县民政局公文拟稿签发单”上明确签署意见、姓名和具体日期。

（十）我局与外单位联合发文，由主办股室拟稿，并与有关单位协商一致，经局办公室审核后，送本局领导和有关单位领导签发。外单位与我局会签文件，一般按职责分工和职务对等原则签发。如涉及重大问题，可由局分管领导提出意见，报局长审签。

（十一）代县政府和县府办公室草拟的文件，由相关业务股室负责起草；涉及两个以上股室时，由一个主办股室牵头共同起草。代拟稿送局办公室审核后由局长签署意见，报县府办公室。

第四条  印发和归档

（一）公文按规定程序进行审核、签发后，方可编号、付印。公文印制和格式把关由局办公室负责，公文起草、校对、装订、分发由主办股室负责。

（二）以“紫民”、“紫民函”代字印发的公文，由局办公室负责编号、登记。

（三）公文印发后，局主办股室应将正式印制件2份连同原稿、公文签发单一并交局办公室存档。每年年终，下属各事业单位要将本单位本年度正式印制的公文一式三份送局办公室存档。

（四）公文归档的范围：本局收发文电；会议文件、党组会议、局长办公会议记录；工作总结、述职报告和重要报表、信函、照片、录音、录像及反映本局重要活动的有关材料等。局办公室要做好公文整理立卷工作，并按照有关规定定期向档案部门移交档案。个人不得保存应当归档的公文。

（五）联合行文，如我局系主办单位，应将原稿和印制件归档；如我局系会签单位，应将原稿复制件和印制件归档。

第五条  收文办理

（一）局办公室收到公文（含政府内网传递的文件）后，要认真做好登记，并填写“紫金县民政局文件呈批单”或“紫金县民政局文件传阅单”，提出拟办意见报局领导批示后办理。

（二）局办公室收到平级或下级单位报送的需由我局审批的公文后，应进行审核。经审核无误的，应及时送局领导批示办理。对内容表述不清、文种使用不当、格式明显错误的公文，由局办公室进行登记，经局办公室负责人签字后作退文处理。对属于退文处理的公文，要及时告知报文单位重新报送。

（三）公文运转由局办公室负责。局领导阅批或有关股室阅办过的文件，应及时退回局办公室进行运转。公文运转要做到准确、及时、安全、保密、高效，不得压误、损坏、丢失和疏漏，不允许由来文单位人员持件运转公文。

（四）主办股室和单位收到局办公室交办的公文后要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文必须按时限要求办理，一般文件要一日一清。办理结束后，承办人要在收文处理签上签注办理结果，并将原件退回局办公室。

（五）凡送局领导阅批或交有关股室办理的公文，局办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第六条  行文规则和文种

（一）除县双拥办、县老龄办外，局机关其他股室一般不对外正式行文，与有关单位进行工作联系确需行文时，可用便函的形式。

（二）向上级机关行文，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关的，可用抄送形式。

（三）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本局名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和《报告》。

（四）我局常用的公文文种有：决定、公告、意见、通知、通报、请示、报告、请示、批复、函、纪要等。选择文种应根据公文内容和行文关系合理确定。

（五）“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准，应当一文一事，并在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）“意见”文种可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行。无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

（七）“函”作为主要文种之一，以文件格式正式行文时具有法定效力。我局与不相隶属机关之间商洽工作、请求有关主管部门批准或答复有关部门请求批准事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。便函不属于正式公文，其格式可自定。

（八）“办法”、“细则”、“规则”、“规定”，可以应用于规章、规范性文件和相应公文。

第七条  公文格式

（一）公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。

（二）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位阿拉伯数字，标注在公文首页左上角第1行。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，具体写法为“密级★保密期限”，标注在公文首页左上角第2行。

（三）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号包括机关代字、年份和序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 联合行文，只标注主办机关的发文字号。

（五）上行文应标识签发人姓名，并平行排布于发文字号右侧。联合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前，其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次排列，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。平行文和下行文无需标明签发人。

（六）公文标题由发文机关、事由和文种组成，在红色反线下空2行排布。在上行文中，公文标题应标明发文机关。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

（七）主送机关应使用全称或规范化简称、统称，在标题下空一行左侧顶格标识。使用“决定”、“意见”、“规定”等文种时，主送机关可下移至抄送机关之上。

（八）公文如有附件，应在正文下空一行左空2字、成文日期之上标明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

（九）公文应在落款处应署发文机关名称。

（十）公文除“纪要”外，应加盖公章。公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

（十一） 成文日期以本局负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文成文日期使用阿拉伯数字。

（十二）抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，应在主题词下一行左空1字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

（十三）印发机关位于抄送机关之下，左空1字标识“紫金县民政局办公室”；印发日期右空1字用阿拉伯数码标识。

（十四）印制公文一般采用双面印刷，页码居页面底端外侧标识，数码左右各放一条4号一字线，如“-1-”。

（十五）公文用纸统一采用国际标准A4型（210mm×297mm)，左侧装订。公文一般每面排22行，每行排28个字，特殊情况需调整时，应做到美观、整齐、大方、规范。

（十六）公文中其它组成部分的标识规则，参照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）等有关规定执行。

八、本《办法》由局办公室负责解释，自印发之日起施行。